Twee weken geleden organiseerde ik voor de derde maal de “30up Party” in De Binder.  Op weg naar dit feest, thema “De Zero’s”, merkte ik dat de voorverkoop wel heel erg achterbleef. Met nog minder dan 3 weken te gaan had ik nog maar 12 kaarten verkocht. Ik had wellicht het feest slecht gepland, het einde van de 2^e week na de zomervakantie. Niet zo vreemd dat mensen nog geen kaartje hebben gekocht. Ook voor mij was er een schrik toen ik terugkwam van vakantie en ik mij besefte dat ik een feest op poten moest zetten binnen een paar weken.
LEERMOMENT, beter plannen 🙂

Maar wat te doen, het feest afzeggen? Nee, we zitten in de opbouwfase en ik weet uit ervaring dat dit soort evenementen een aanlooptijd nodig hebben. Dus door laten gaan. Deze keer wordt het niet kostendekkend, maar dat is dan zo. Tot nu toe kregen de bezoekers een prosecco als ze binnen kwamen, dus nu ook. Niet afwijken van het basisplan. Ik geloof in het concept dus dat hou ik vast.

De mensen die een kaartje hebben gekocht moeten het wel weten vind ik. Want als het ineens heel erg rustig is. Daar moeten de mensen wel op voorbereid zijn. Duidelijkheid scheppen, verwachtingsmanagement heet dat met een mooi woord. Wat verwachten de bezoekers en komt dat overeen met wat ik te bieden heb.

Op onregelmatige tijden stuur ik een nieuwsbrief rond naar de e-mailadressen die ik verzameld heb. Ik kan mijn bezoekers dus benaderen. En het is natuurlijk ook hun feest, het is ons feest. Want te weinig bezoekers maakt het te leeg en daardoor te ongezellig. En als ik te weinig inkomsten heb en teveel verlies ga maken, oftewel uit eigen zak moet bijbetalen, dan stop ik ermee. Het succes van het feest en het aantal bezoekers is dus zowel in het belang van mij als van de mensen die een kaartje hebben gekocht. Ik heb in de nieuwsbrief geschreven dat ik een probleem heb, namelijk een tegenvallende kaartverkoop. Wat betekent dat ik verwacht dat het rustig is. Verwachtingen duidelijk maken. Maar ik heb ook om hulp gevraagd, ideeën uitgevraagd. Mijn probleem ons probleem gemaakt.

En dat werkte. Uiteindelijk heb ik 43 kaarten gekocht. Dat was precies genoeg dat het gezellig gevuld was. En de sfeer was weer hartstikke goed. Mensen die voor de eerste keer kwamen wisten ook wat ze konden verwachten. Ik heb e-mails gekregen met goede suggesties. En tijdens het feest en na afloop kwamen er bezoekers naar mij toe met ideeën.

Ik was nu nog meer de aanspreekbare organisator geworden. Dat vind ik fijn, want we komen elkaar allemaal tegen bij de supermarkt. Het is ook een rol die mij past en waar ik mij lekker bij voel.

Voor mij is er nu wel de uitdaging. Dat ik enerzijds aan het concept blijf vasthouden, want dat maakt de feesten uniek en van mij. En anderzijds de ruimte geven om goed en serieus te luisteren en mee te denken naar ideeën die misschien wel haaks staan op wat ik voor ogen heb. Maar die wel uitermate waardevol zijn, als was het alleen al omdat iemand de moeite heeft genomen om mee te denken. En een voor mij out-of-the-box idee kan na wat brainstormen een fantastische oplossing worden.
Lastige is dat ik een nogal eigenwijs persoon ben, dus ik heb een taak 😊